Önce karşı tarafı kontrol edin, sonra dosyayı açın: Dijital müvekkil kabul sürecinde çıkar çatışması kontrolleri

Bir potansiyel müvekkil, hukuk bürosunun iletişim formunu açar, serbest metin alanına neredeyse bir roman uzunluğunda bir metin girer ve iş sözleşmesini, ihtarnameyi, tıbbi belgeleri ve bugüne kadarki yazışmaları yükler. Ancak bundan sonra ekip şunu fark eder: Karşı taraf halihazırda bu hukuk bürosu tarafından temsil edilmektedir. Rahat bir dijital ilk temas gibi görünen bu durum, aslında birden fazla sorunu beraberinde getirmiştir. Talep, mesleki hukuk açısından incelenmeli, gizli tutulmalı, teknik olarak izole edilmeli ve veri koruma mevzuatına uygun şekilde sonlandırılmalıdır; oysa henüz bir müvekkillik ilişkisi kurulup kurulmayacağı belli bile değildir.

Çözüm, dijital müvekkil taleplerini tekrar telefon ve kağıda döndürmek değildir. Çözüm, sırayı değiştirmektir: önce uyuşmazlık verileri, sonra olayın özeti ve belgeler. Bu uygulama kılavuzu, hukuk bürolarının dijital çıkar çatışması kontrolünü, müvekkil kabul sürecine organizasyonel ve teknik olarak nasıl entegre edebileceklerini göstermektedir. Bu kılavuz, somut bir vakanın incelenmesinin yerini almaz, ancak kendi müvekkil kabul süreci için sağlam bir temel sağlar.

Çatışma kontrolü neden en başa alınmalıdır?

Çatışan menfaatlerin incelenmesi, dosya oluşturulduktan sonra düzeltilebilecek idari bir kusur değildir. BRAO’nun 43a. maddesinin 4. fıkrası, aynı hukuki davada başka bir müvekkile zaten çelişen menfaatler kapsamında danışmanlık verilmiş veya temsil edilmişse, avukatlık faaliyetini yasaklamaktadır. Bu faaliyet yasağı, aynı mesleki alandaki diğer avukatları da kapsayabilir.

Bir ihlal ancak dosya işleme aşamasında fark edilirse, BORA’nın 3. maddesinin 2. fıkrası net bir tepki gerektirir: Müvekkile derhal bilgi verilmeli ve aynı hukuki davadaki tüm vekaletler sonlandırılmalıdır. Geç fark edilen bir çıkar çatışması, bu nedenle hızla bir sorumluluk, ücret ve güven sorununa dönüşür.

İşte bu nedenle çıkar çatışması kontrolü, ilk görüşmeden sonra veya belgelerin tamamının yüklenmesinden sonra başlaması gereken bir görev değildir. Bu, müvekkil kabul sürecinin ilk mesleki aşamasıdır. Yazılım, eşleşmeleri tespit edebilir ve riskleri ortaya çıkarabilir. Ancak, gerçekten aynı dava ve çelişen menfaatlerin mevcut olup olmadığına dair hukuki değerlendirme, avukatın kararı olarak kalır.

Meslek hukuku aslında neyi yasaklar?

Sağlam bir süreç için üç soru ayrı ayrı ele alınmalıdır:

Aynı hukuki mesele söz konusu mu? Benzer hukuk alanları veya karşılaştırılabilir davalar otomatik olarak yeterli değildir. Belirleyici olan, somut olgudur. İsim benzerliği bir eşleşme olabilir, ancak henüz faaliyet yasağı anlamına gelmez.

Çıkarlar gerçekten çelişiyor mu? Aynı tarafta yer alan birden fazla taraf bile daha sonra farklı hedefler geliştirebilir. Özellikle çok kişili davalarda, şirket hukuku uyuşmazlıklarında, miras davalarında veya aile hukuku durumlarında, kontrol sadece bariz karşı tarafla sınırlı kalmamalıdır.

Hukuk bürosu içinde kimler etkilenir? Bürosal genişletme, sadece davayla önceden ilgilenmiş olan kişinin değil, diğer meslek mensuplarının da faaliyet gösterememesine yol açabilir. Bu durumda müvekkillerin onayı, her durumu düzeltecek evrensel bir çözüm değildir. BRAO’nun 43a. maddesinin 4. fıkrasında belirtilen dar şartlar çerçevesinde, bu onay mesleki faaliyetin diğer kişilerine de yayılabilir. § 3 md. 4 BORA, bu durumda diğerlerinin yanı sıra ayrı işleme, kağıt dosyalara ve beA dahil elektronik verilere karşılıklı erişimin engellenmesini ve ekipler arasında iletişim yasağını gerektirir. Bu önlemler belgelendirilmelidir.

Bu durum, özellikle küçük hukuk büroları için pratik açıdan büyük önem taşır: Teknik olarak güvenilir bir ayrım sağlayamayanlar, sorunu ek bir klasör veya gayri resmi bir anlaşma ile çözülebiliyormuş gibi davranmamalıdır.

Neden "bize her şeyi anlatın" yanlış bir ilk adımdır

Birçok çevrimiçi form, geniş bir serbest metin alanıyla başlar: “Lütfen davanızı ayrıntılı olarak anlatın.” Kullanıcı dostu bir yaklaşım açısından bu cömert bir hareket gibi görünür. Ancak kontrollü bir başvuru süreci açısından riskli bir durumdur.

İlk başvuru bile son derece hassas bilgiler içerebilir: sağlık verileri, sendika üyeliği, cinsel yönelimle ilgili bilgiler, cezai suçlamalar, çocuklara ait veriler veya konuyla ilgisi olmayan üçüncü şahıslara ilişkin bilgiler. GDPR’nin 5. maddesi, amaç sınırlaması ve veri asgari tutma ilkesini gerektirir. 9. madde ise özel kategorilerdeki kişisel verileri daha yüksek bir koruma altına alır. Yasal dayanak, duruma göre sözleşme öncesi tedbirler, hukuki hakların ileri sürülmesi veya savunulması ve diğer izin gerekçelerinden kaynaklanabilir. Ancak bu, temel ilkeyi değiştirmez: İlgili süreç adımı için gerekli olandan daha fazla veri toplanmamalıdır.

Çatışma kontrolü için hukuk bürosu genellikle henüz tam bir tıbbi geçmişe, eksiksiz bir sohbet geçmişine veya 80 sayfalık bir sözleşme dosyasına ihtiyaç duymaz. Öncelikle, tarafların kimlik bilgilerine ve olayın kısa bir özetine ihtiyaç duyar. Bu aşamaları birbirinden ayıran kişi, yalnızca veri koruma risklerini azaltmakla kalmaz. Ekip, ilgili özün ekler ve duygusal açıdan anlaşılabilir ancak çatışma kontrolü için gereksiz ayrıntılar arasında kaybolmaması sayesinde daha hızlı bir şekilde inceleme yapabilir.

Daha iyi bir süreç: iki aşamalı dijital müvekkil kaydı

1. Aşama: Çatışma verilerinin toplanması

İlk form, mümkün olduğunca kısa ve gerektiği kadar kesin olmalıdır. Tipik alanlar şunlardır:

• Talepte bulunan kişi veya kuruluşun adı ve iletişim bilgileri
• Karşı tarafın ve diğer önemli tarafların adları
• Bağlı şirketler, eski adlar veya farklı yazım biçimleri (biliniyorsa)
• Tarafların rolleri (örneğin işveren, eş, miras ortağı veya sözleşme tarafı)
• Konunun ve hukuk alanının genel sınıflandırması
• Yakında dolacak süreler hakkında bilgi
• Henüz hiçbir gizli ayrıntı veya belgenin iletilmemesi gerektiğine açıkça işaret eden, çok kısa bir olay özeti

Hangi bilgilerin gerekli olduğu, hukuk alanına bağlıdır. İş hukuku alanında faaliyet gösteren bir hukuk bürosu, şirketler hukuku alanında uzmanlaşmış bir butik hukuk bürosundan farklı tarafları kaydedecektir. Önemli olan, formun otomatik olarak tam müvekkil anketini öncelikli olarak kullanmamasıdır.

Gönderildikten sonra, talebe “Çatışma Kontrolü Açık” gibi bir durum atanır. Belge yüklemeleri ve ayrıntılı olay açıklaması alanları, onaylanana kadar kilitli kalır. Sistem, müvekkil dosyaları, önceki talepler, taraf listeleri ve gerekirse arşivlenmiş veri kayıtları içinde olası eşleşmeleri arar. Bir eşleşme, otomatik olarak reddedilmeye yol açmaz; bunun yerine, belgelenmiş bir insan denetimine yönlendirilir.

Aşama 2: Onaylandıktan sonra mesleki değerlendirme

Ancak çatışma kontrolü tamamlandığında, ayrıntılı değerlendirme formu açılır. Artık süreler, hedefler, olay özeti, belgeler, özel veri kategorileri, maliyet konuları ve iletişim tercihleri yapılandırılmış bir şekilde sorgulanabilir.

Bu ayrımın bir başka avantajı daha vardır: "Çatışma yok" durumu, henüz "dava kabul edildi" anlamına gelmez. Bu aşamalar arasında mesleki uygunluk, kapasite, ücretlendirme, danışmanlık veya dava masraf yardımı, kimlik doğrulama ve resmi vekalet onayı yer alabilir. İyi bir sistem, her talebi hemen bir vekalet veya dosya olarak ele almak yerine, bu durumları ayrı ayrı gösterir.

Yazılımın kullanışlı bir çıkar çatışması kontrolü için yapması gerekenler

Tam olarak girilen isimlere göre basit bir tam metin araması yeterli değildir. Uygulamada, çift isimler, yazım hataları, eski şirket isimleri, grup yapıları, farklı roller ve aynı anda birden fazla şirket adına hareket eden gerçek kişiler nedeniyle eşleşme sorunları ortaya çıkar.

Bu nedenle, güvenilir bir dijital süreç en azından aşağıdakileri desteklemelidir:

Yapılandırılmış taraf rolleri. İsimler, bir notta sadece serbest metin olarak yer almamalıdır. Sistem, müvekkil, karşı taraf, organ, tanık, bağlı şirket veya diğer ilgili kişilerin kim olduğunu ayırt edebilmelidir.

Benzerlik ve varyant uyarıları. Farklı yazımlar, eski isimler ve bilinen şirket ilişkileri olası eşleşmeler olarak görünmelidir. Yazılım bu konuda yardımcı olabilir, ancak bir algoritmanın davanın hukuki kimliğini belirleyebileceği izlenimini vermemelidir.

Hukuk bürosu genelinde inceleme. Kontrol, sadece sorumlu avukatın kişisel takvimini veya posta kutusunu değil, mesleki faaliyetin tamamına ait ilgili verileri kapsamalıdır.

Yetkiler ve erişim kısıtlamaları. Bir talep incelenirken, yalnızca bunun için gerekli olan kişiler erişime sahip olmalıdır. Ayrı ekipler söz konusu olduğunda, erişim kısıtlamalarının teknik olarak uygulanabilmesi ve belgelenebilmesi gerekir.

İzlenebilir kararlar. Kim, ne zaman arama yaptı, hangi sonuçlar incelendi ve neden onaylandı ya da reddedildi? Kısa ve objektif bir belgeleme, bağlamdan yoksun yeşil bir onay işaretinden daha iyi koruma sağlar.

Tanımlanmış reddetme ve silme süreci. Kabul edilmeyen talepler genel gelen kutusunda sonsuza kadar kalmamalıdır. Silme veya sınırlı saklama için sorumluluklar, süreler ve kurallar belirlenmelidir.

Hukuk bürosunun günlük işleyişinde görülen beş tipik hata

1. Belge yükleme işlevi hemen açıktır

Bu durum, hukuk bürosunun davayı daha yakından inceleyip inceleyemeyeceğini bile bilmeden hassas içerikleri toplamasına yol açar. Anlaşmazlık kontrolü tamamlanana kadar teknik olarak engellenmiş bir yükleme seçeneği daha iyidir.

2. Yalnızca bariz karşı taraf aranır

Şirketler, aileler, miras ortaklıkları veya birden fazla davalı söz konusu olduğunda, çıkar çatışması, talebin ilk cümlesinde hiç bahsedilmeyen bir kişiyle ilgili olabilir. Form, ilgili tarafları ve rollerini hedefli bir şekilde sorgulamalıdır.

3. Önceki talepler göz ardı ediliyor

Reddedilen veya takip edilmeyen iletişimler de inceleme ve gizlilik açısından önemli olabilir. Bu, her talebin sınırsız olarak saklanabileceği anlamına gelmez. Silme ve çakışma kontrolü konseptlerinin birlikte düşünülmesi gerektiği anlamına gelir.

4. Bir eşleşme otomatik olarak çatışma olarak değerlendirilir

Bu durum gereksiz reddedilmelere yol açar. Aynı isim otomatik olarak aynı kişi anlamına gelmez ve aynı kişi otomatik olarak aynı dava anlamına gelmez. Otomasyon, ön eleme yapmalı, karar vermemelidir.

5. “Çin Duvarları” sadece kağıt üzerinde var

BORA’nın 3. maddesinin 4. fıkrası, gerçek anlamda organizasyonel ve teknik ayrımı gerektirir. Eğer A ekibi, genel aramada yine de B ekibinin dosyasını görüyorsa, bu bir erişim engeli değil, kullanıcı rolleriyle oynanan bir oyundur.

Reddedilen taleplerle ne yapılması gerektiği

GDPR, kabul edilmeyen her vekalet talebi için genel bir saklama süresi belirtmemektedir. Hukuk bürosu, somut amacını belirlemeli ve verilerin bu amaç için ne kadar süreyle gerekli kalacağını incelemelidir. Örneğin, bir çıkar çatışması kararının belgelenmesi, ilerideki taleplere karşı savunma veya yasal yükümlülükler bu amaçlar arasında sayılabilir. Amaç ortadan kalkar kalkmaz, saklama sınırlaması ve silme yükümlülükleri devreye girer.

Bu nedenle pratikte, çeşitli kategorileri içeren yazılı bir silme planı gereklidir: somut olgular içermeyen salt iletişim talebi, çıkar çatışması incelemesi sonucunda reddedilen talep, ayrıntılı ilk danışmanlık, sonuçlanan vekalet. "Belki bir gün tekrar işe yarayabilir" diye önlem olarak tam belge paketlerini yıllarca saklamak, geçerli bir amaç değildir.

Ayrıca, GDPR’nin 13. maddesi uyarınca, ilgili kişilere verilerini kimin işlediği, hangi amaçlarla ve hangi yasal dayanaklara göre işlendiği, ne kadar süreyle saklandığı ve hangi haklara sahip oldukları konusunda şeffaf bir şekilde bilgi verilmelidir. Bu bilgiler, dijital ilk görüşme sürecinin en başında, kolayca görülebilecek bir yerde yer almalıdır; sayfanın alt kısmında, neredeyse bulunması zor bir bağlantının içinde değil.

Kendi hukuk bürosu için kısa bir kontrol listesi

1. Çatışma kontrolü, teknik müvekkil incelemesinden önce ayrı bir durum olarak gösteriliyor mu?
2. İlk etapta sadece çatışma kontrolü için gerekli veriler toplanıyor mu?
3. Belge yükleme ve ayrıntılı serbest metinler, onaylanana kadar engelli mi kalıyor?
4. Sistem, ilgili tüm tarafları, rolleri, isim varyantlarını ve bağlantılı kuruluşları kaydediyor mu?
5. Kontrol, sadece kişisel dosyalarda değil, hukuk bürosu genelinde mi yapılıyor?
6. Eşleşmeler, yetkili bir kişi tarafından değerlendiriliyor ve izlenebilir şekilde belgeleniyor mu?
7. Erişim engelleri teknik olarak gerçekten uygulanabiliyor mu?
8. Kademeli bir reddetme, saklama ve silme süreci mevcut mu?

Bu sorulara birden fazla kez “hayır” cevabı verenlerin mutlaka hemen yeni bir hukuk bürosu yazılımına ihtiyacı yoktur. İlk adım, net bir hedef süreç belirlemektir. Ancak bundan sonra, mevcut sistemlerin bu süreci güvenilir bir şekilde destekleyip desteklemediği ya da sadece manuel geçici çözümlerle ayakta kalıp kalmadığı değerlendirilebilir.

Sonuç: Dava kabul süreci dosya açılmasıyla başlamaz

Dijital dava kabul süreci, hukuk bürosuna sadece daha fazla veri sağlamakla kalmayıp, daha iyi kararlar alınmasını da sağladığında başarılıdır. Bu nedenle, çıkar çatışması kontrolü, ayrıntılı olay örgüsünün anlatılmasından, belgelerin yüklenmesinden ve elbette dosya oluşturulmasından önce yapılmalıdır.

Jurono gibi dijital hukuk bürosu platformları, talepleri ayrı süreç aşamalarına yönlendirmek, ilgili tarafları yapılandırılmış bir şekilde kaydetmek ve kararları izlenebilir bir şekilde belgelemek konusunda destek sağlayabilir. Ancak bunlar, ne bir çıkar çatışmasının avukat tarafından değerlendirilmesinin ne de hukuk bürosuna özgü bir yetki ve silme konseptinin yerini alabilir.

En mantıklı test şaşırtıcı derecede basittir: Bugün kendi iletişim formunuzu açın ve karşı tarafı zaten temsil ediyormuş gibi davranın. Potansiyel müşteri yine de tüm gizli bilgileri ve belgeleri hemen yükleyebiliyor mu? O halde, ilk değerlendirme süreciniz kullanışlıdır, ancak henüz kontrollü değildir.

Çatışma kontrolü, daha geniş kapsamlı ilk değerlendirme iş akışının bir parçasıdır. Bu nedenle, dijital müvekkil kaydı sayfası, yapılandırılmış hazırlık sürecini hukuk bürosunun kararlarından açıkça ayırır.