Externe ReFa beauftragen: So regeln Kanzleien Zugriff, Verschwiegenheit und Übergabe

Externe Rechtsanwaltsfachangestellte können eine Kanzlei bei Auftragsspitzen, Vertretungen oder wiederkehrenden Backoffice-Aufgaben wirksam entlasten. Der entscheidende Schritt ist jedoch nicht die Buchung von Stunden, sondern ein begrenzter, überprüfbarer Arbeitsrahmen: Welche Aufgaben werden übertragen, welche Mandatsinformationen sind dafür erforderlich, wer darf worauf zugreifen und wie endet der Zugriff wieder?

Eine Verschwiegenheitsklausel allein löst diese Fragen nicht. Ebenso wenig genügt es, der externen Kraft „vorübergehend“ einen vorhandenen Team-Login zu geben. Kanzleien brauchen vor dem ersten echten Vorgang ein Modell für Auftrag, Berufsrecht, Datenschutz, Arbeitsstatus und technische Berechtigungen.

Der folgende Praxisleitfaden bündelt diese Entscheidungen in einem 6Z-Modell: Ziel, Zuständigkeit, Zugang, Zusammenarbeit, Zuordnung und Zurückgabe.

Wann externe ReFa sinnvoll sind – und wann nicht

Externe Unterstützung passt besonders gut zu Aufgaben, deren Eingang und Ergebnis klar beschreibbar sind. Dazu können etwa Dokumentenaufbereitung, strukturierte Stammdatenerfassung, Ablage nach einer definierten Konvention, Vorbereitung von Kostenunterlagen, Terminorganisation oder die Bearbeitung standardisierter Rückläufe gehören. Welche Tätigkeit zulässig und sinnvoll übertragbar ist, hängt jedoch von ihrer tatsächlichen Ausgestaltung ab.

Schwierig wird es, wenn „Unterstützung im Tagesgeschäft“ faktisch bedeutet, dass eine externe Person ohne klaren Auftrag alles auffängt, was intern liegen bleibt. Dann fehlen Prioritäten, Freigabegrenzen und eine belastbare Zuständigkeit. Die Kanzlei kauft keine Entlastung, sondern verlagert ihren ungeklärten Prozess nach außen.

Die erste Entscheidung lautet deshalb: Wird ein definierter Leistungsbaustein vergeben oder soll eine vakante interne Rolle dauerhaft von außen ausgefüllt werden? Im zweiten Fall sollte neben Berufsrecht und Datenschutz besonders sorgfältig geprüft werden, ob die tatsächliche Zusammenarbeit noch zu einer selbstständigen Tätigkeit passt.

Das 6Z-Modell für die Beauftragung

1. Ziel: Welcher Engpass soll verschwinden?

„Wir brauchen Hilfe“ ist kein Leistungsumfang. Ein brauchbares Ziel beschreibt den Ausgangszustand und ein prüfbares Ergebnis:

• Neue Dokumente werden binnen eines vereinbarten Zeitfensters dem richtigen Mandat zugeordnet.
• Eingehende Unterlagen werden nach einer festgelegten Benennungskonvention vorbereitet.
• Für eine definierte Fallgruppe wird eine Vollständigkeitsprüfung anhand einer fachlich freigegebenen Checkliste durchgeführt.
• Rückstände in einem begrenzten Bestand werden bis zu einem Stichtag abgearbeitet.

Je genauer das Ziel, desto leichter lassen sich Datenzugriff und Berechtigungen begrenzen. Wer nur Dokumente für zehn benannte Mandate sortieren soll, braucht keinen Zugriff auf den gesamten Kanzleibestand.

2. Zuständigkeit: Was darf entschieden werden?

Der Aufgabenkatalog sollte nicht nur Tätigkeiten aufzählen, sondern Entscheidungsgrenzen festlegen. Wer beantwortet fachliche Rückfragen? Wer gibt Schreiben frei? Darf die externe ReFa Mandant:innen unmittelbar kontaktieren? Welche Fälle müssen sofort an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt eskaliert werden?

Das Rechtsdienstleistungsgesetz definiert eine Rechtsdienstleistung als Tätigkeit in konkreten fremden Angelegenheiten, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert. Die selbstständige Erbringung außergerichtlicher Rechtsdienstleistungen ist nur zulässig, soweit eine gesetzliche Erlaubnis besteht. Daraus folgt keine pauschale Liste verbotener ReFa-Aufgaben. Es folgt aber eine klare Organisationspflicht: Die Kanzlei darf administrative Unterstützung nicht unbemerkt in eine eigenständige rechtliche Prüfung oder Beratung kippen lassen.

Praktisch hilft eine dreistufige Aufgabenlogik:

Die genaue Grenze bleibt von Aufgabe und Einzelfall abhängig. Bei Unsicherheit sollte die Kanzlei die Tätigkeit vorab berufs- und rechtsdienstleistungsrechtlich prüfen.

3. Zugang: Welche Informationen sind wirklich erforderlich?

§ 43e Abs. 1 BRAO erlaubt den Zugang eines Dienstleisters zu verschwiegenheitsgeschützten Tatsachen nur, soweit dies für die Dienstleistung erforderlich ist. Absatz 2 verlangt eine sorgfältige Auswahl. Nach Absatz 3 muss der Vertrag in Textform unter anderem die Verschwiegenheitsverpflichtung, die Begrenzung der Kenntnisnahme auf das Erforderliche und den möglichen Einsatz weiterer Personen regeln.

Besonders wichtig ist § 43e Abs. 5 BRAO: Dient die Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, darf Zugang zu fremden Geheimnissen nur mit Einwilligung der Mandantschaft eröffnet werden. Ob eine konkrete externe ReFa-Tätigkeit darunter fällt, lässt sich nicht über die Berufsbezeichnung beantworten. Maßgeblich sind Auftrag und tatsächlicher Mandatsbezug. Kanzleien sollten diesen Punkt ausdrücklich prüfen, statt sich auf eine allgemeine Verschwiegenheitsklausel zu verlassen.

Technisch bedeutet Erforderlichkeit: personenbezogene Konten statt Sammellogins, Zugriff nur auf benötigte Mandate oder Arbeitsbereiche, Mehrfaktor-Authentisierung soweit verfügbar, zeitliche Begrenzung und nachvollziehbare Protokollierung. Export-, Lösch- oder Administrationsrechte sollten nur vergeben werden, wenn sie zum Auftrag gehören.

Für das beA gilt eine zusätzliche klare Grenze: Persönliche Zugangsmittel der Rechtsanwältin oder des Rechtsanwalts dürfen nicht weitergegeben werden. Die BRAK verweist auf eine Entscheidung des BGH vom 20. Juni 2023, nach der die Weitergabe von beA-Karte und PIN an ReFa unzulässig ist. Ein externer Einsatz ändert daran nichts. Erforderliche Mitarbeitendenrechte müssen über die dafür vorgesehenen, personenbezogenen Berechtigungswege organisiert werden; die konkrete Konfiguration ist gesondert zu prüfen.

4. Zusammenarbeit: Dienstleistungsvertrag, Datenschutz und Erwerbsstatus trennen

Drei Prüfungen werden in der Praxis häufig vermischt:

Berufsrechtlich geht es um Auswahl, Verschwiegenheit, erforderlichen Geheimniszugang, weitere mitwirkende Personen und gegebenenfalls die Einwilligung der Mandantschaft nach § 43e BRAO.

Datenschutzrechtlich muss geklärt werden, in welcher Rolle die externe Person oder ihr Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet. Liegt Auftragsverarbeitung vor, richtet sich der erforderliche Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Unabhängig von der Rollenfrage verlangt Art. 32 ein risikoadäquates Schutzniveau. Ein AV-Vertrag ersetzt die berufsrechtlichen Vereinbarungen nicht; umgekehrt ersetzt eine Verschwiegenheitsklausel keine datenschutzrechtliche Rollenprüfung.

Sozialversicherungsrechtlich kommt es nicht darauf an, ob der Vertrag „freie Mitarbeit“ heißt. § 7 Abs. 1 SGB IV nennt Weisungsgebundenheit und Eingliederung in die Arbeitsorganisation als Anhaltspunkte für Beschäftigung. Die Deutsche Rentenversicherung betont, dass gleichartige Berufe je nach tatsächlicher Durchführung unterschiedlich eingeordnet werden können.

Warnsignale für eine vertiefte Statusprüfung können ein dauerhaft vorgegebener Stundenplan, weitreichende Einzelweisungen, vollständige Einbindung wie ein Teammitglied, fehlendes eigenes Unternehmerrisiko oder eine auf Dauer angelegte Tätigkeit nahezu ausschließlich für eine Kanzlei sein. Kein einzelnes Merkmal entscheidet automatisch. Maßgeblich ist die Gesamtwürdigung des konkreten Rechtsverhältnisses.

Bei Zweifeln können Auftraggeber und Auftragnehmer ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung beantragen. Nach den aktuellen DRV-Informationen ist unter bestimmten Voraussetzungen auch vor Tätigkeitsbeginn eine Prognoseentscheidung möglich. Das ist keine Standardpflicht für jede Beauftragung, aber ein möglicher Klärungsweg.

5. Zuordnung: Wie wird externe Arbeit prüfbar?

Remote-Zusammenarbeit scheitert selten am Video-Call. Sie scheitert an Aufträgen, die über Chat, E-Mail und Zuruf verteilt werden. Jede Aufgabe sollte deshalb mindestens fünf Angaben enthalten:

1. den betroffenen Vorgang oder klar begrenzten Bestand,
2. das erwartete Ergebnis,
3. die fachlich verantwortliche Person,
4. eine Frist oder Priorität,
5. den erforderlichen Prüf- und Freigabeschritt.

Damit entsteht eine kontrollierbare Übergabe. „Bitte Akte vorbereiten“ wird beispielsweise zu: „Dokumente aus Eingang A dem Mandat B zuordnen, nach Schema C benennen, fehlende Unterlagen aus Liste D markieren; keine Mandantenkommunikation; Abschluss bis Dienstag 12 Uhr; Freigabe durch Person E.“

Auch die Rückgabe muss strukturiert sein. Ein bloßes „erledigt“ sagt nicht, was geändert, ausgelassen oder eskaliert wurde. Sinnvoll sind Statuswerte wie vorbereitet, Rückfrage, anwaltliche Prüfung erforderlich und freigegeben. Die fachliche Endverantwortung bleibt dabei bei der zuständigen Berufsträgerin oder dem zuständigen Berufsträger.

Der Beitrag Mandantenportal oder E-Mail? zeigt, warum sensible Zusammenarbeit nicht nur eine Kanal-, sondern auch eine Kontextfrage ist. Für externe ReFa gilt das besonders: Dokumente dürfen nicht technisch sicher übertragen und anschließend organisatorisch dem falschen Mandat zugeordnet werden.

6. Zurückgabe: Zugriffe müssen ein Ende haben

Offboarding gehört vor das Onboarding. Der Vertrag und die technische Umsetzung sollten klären:

• Wann endet der Zugriff automatisch?
• Wer sperrt Konten und widerruft Berechtigungen?
• Welche lokalen Kopien, Exporte oder Notizen dürfen bestehen?
• Wie werden Arbeitsergebnisse vollständig an die Kanzlei übergeben?
• Wie wird die Rückgabe oder Löschung bestätigt?
• Was geschieht mit offenen Aufgaben und Rückfragen?

Ein häufiger Fehler sind „temporäre“ Konten, die Monate später noch aktiv sind. Ein Enddatum im Auftrag, eine verantwortliche Person und eine kurze Abschlusskontrolle sind wirksamer als die Hoffnung, dass jemand an die Deaktivierung denkt.

Die praktische Prüfliste vor dem ersten Mandat

Bevor eine externe ReFa echte Mandatsinformationen sieht, sollte die Kanzlei sechs Nachweise abhaken können:

Leistungsumfang: Aufgaben, Ausschlüsse, Eskalationswege und Freigaben sind beschrieben.

Berufsrecht: Auswahl und Vertrag erfüllen die konkret anwendbaren Anforderungen des § 43e BRAO; ein möglicher Einwilligungsbedarf für unmittelbar mandatsbezogene Dienstleistungen wurde geprüft.

Datenschutz: Rollen, Vertragserfordernisse, Datenarten, Speicherorte, Unterauftragnehmer und Sicherheitsmaßnahmen sind dokumentiert. Eine allgemeine Toolprüfung erläutert der Beitrag DSGVO in der Kanzlei: praktische Prüfpunkte für neue Tools.

Erwerbsstatus: Vertrag und geplante Durchführung passen zusammen; Zweifel an der Abgrenzung zwischen Selbstständigkeit und Beschäftigung wurden nicht nur sprachlich kaschiert.

Zugriffsmodell: Es gibt ein personenbezogenes Konto mit minimalen Rechten, festem Ablaufdatum und klarer Protokollierung. Persönliche beA-Zugangsmittel werden nicht geteilt.

Pilot: Die Zusammenarbeit beginnt mit einem begrenzten Bestand und wird nach zwei bis vier Wochen anhand von Rückfragen, Fehlern, Durchlaufzeit und Nacharbeit bewertet.

Welche Softwarefragen vor der Beauftragung beantwortet sein müssen

Nicht jede Kanzleisoftware unterstützt externe Zusammenarbeit gleich gut. Vor Vertragsbeginn sollten Kanzleien prüfen, ob Rechte mandatsbezogen begrenzt werden können, ob Änderungen nachvollziehbar bleiben und ob ein Konto ohne Datenverlust deaktiviert werden kann. Ebenso relevant sind Exportmöglichkeiten, Sitzungsverwaltung, Mehrfaktor-Authentisierung und getrennte Rollen.

Wer dafür ohnehin Systeme vergleicht, findet im Kanzleisoftware-Vergleich für den Alltag eine breitere Entscheidungsmatrix. Entscheidend ist nicht die Zahl der Rollen im Marketingtext, sondern ob der konkrete externe Arbeitsablauf abgebildet und getestet werden kann.

Der Jurono-Bezug: Struktur vor zusätzlichem Personal

Jurono denkt strukturierte Mandatsaufnahme und die weitere Bearbeitung als zusammenhängenden Workflow. Für externe Zusammenarbeit ist derselbe Grundsatz zentral: Eine zusätzliche Person kann nur dann gezielt entlasten, wenn Informationen, Aufgaben und Zuständigkeiten nicht über Postfächer und Einzelabsprachen verteilt sind.

Welche Zugriffs- und Kooperationsmöglichkeiten im konkreten Jurono-Einsatz verfügbar und geeignet sind, sollte anhand des aktuellen Funktionsumfangs geprüft werden. Jurono ersetzt weder die Vertragsgestaltung noch die berufs-, datenschutz- oder sozialversicherungsrechtliche Einzelfallprüfung. Eine Demo kann jedoch helfen, den geplanten Ablauf vom Intake bis zur kontrollierten Aufgabenübergabe mit dem heutigen Kanzleiprozess zu vergleichen.

Fazit: Externe Entlastung beginnt mit begrenztem Zugriff

Eine freie ReFa ist nicht einfach ein zusätzliches Postfach mit Stundenkontingent. Die Zusammenarbeit wird tragfähig, wenn Ziel, Zuständigkeit, Zugang, Zusammenarbeit, Zuordnung und Zurückgabe vor dem ersten echten Vorgang geklärt sind.

Der beste Einstieg ist kein Vollzugriff, sondern ein Pilot: ein definierter Aufgabenbaustein, wenige benannte Mandate, personenbezogene Berechtigungen, feste Freigaben und ein dokumentiertes Offboarding. So lässt sich prüfen, ob tatsächlich Arbeitslast verschwindet – ohne Kontrolle, Mandatsgeheimnis oder Verantwortlichkeiten aus der Hand zu geben.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen organisatorischen und rechtlichen Einordnung und ist keine individuelle Rechtsberatung. Die konkrete Beauftragung und technische Umsetzung müssen im Einzelfall geprüft werden.

Quellen

1. Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz – „§ 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen“, aktuelle Gesetzesfassung, https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__43e.html, Abruf: 11.08.2026. Gestützte Aussage: Voraussetzungen für Auswahl, Vertrag, erforderlichen Geheimniszugang, weitere Personen, Ausland und unmittelbar mandatsbezogene Dienstleistungen.
2. Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz – „§ 203 StGB – Verletzung von Privatgeheimnissen“, aktuelle Gesetzesfassung, https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html, Abruf: 11.08.2026. Gestützte Aussage: Einbindung sonstiger mitwirkender Personen und strafrechtliche Folgen unbefugter Offenbarung beziehungsweise fehlender Verpflichtung.
3. Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz – „§§ 2 und 3 RDG“, aktuelle Gesetzesfassung, https://www.gesetze-im-internet.de/rdg/__2.html und https://www.gesetze-im-internet.de/rdg/__3.html, Abruf: 11.08.2026. Gestützte Aussage: Begriff und grundsätzliche Erlaubnisbedürftigkeit selbstständiger außergerichtlicher Rechtsdienstleistungen.
4. Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz – „§ 7 SGB IV – Beschäftigung“, aktuelle Gesetzesfassung, https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__7.html, Abruf: 11.08.2026. Gestützte Aussage: Weisungsgebundenheit und Eingliederung als gesetzliche Anhaltspunkte für Beschäftigung.
5. Deutsche Rentenversicherung Bund – „Beliebte Fragen zum Statusfeststellungsverfahren“, ohne ausgewiesenes Veröffentlichungsdatum, https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Rente/Arbeitnehmer-und-Selbststaendige/03_Selbststaendige/beliebte-fragen-statusfestellungsverfahren.html, Abruf: 11.08.2026. Gestützte Aussage: Einzelfallprüfung, Antragsberechtigung und mögliche Prognoseentscheidung vor Tätigkeitsbeginn.
6. Europäische Union, EUR-Lex – „Verordnung (EU) 2016/679“, 27.04.2016, insbesondere Art. 28 und 32, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:02016R0679-20160504, Abruf: 11.08.2026. Gestützte Aussage: Anforderungen an Auftragsverarbeitung und risikoadäquate Sicherheit.
7. Bundesrechtsanwaltskammer – „Anwälte dürfen ihre beA-Zugangsdaten nicht an ReFa weitergeben“, 02.10.2023, https://www.brak.de/newsroom/news/anwaelte-duerfen-ihre-bea-zugangsdaten-nicht-an-refa-weitergeben/, Abruf: 11.08.2026. Gestützte Aussage: Einordnung des BGH-Beschlusses vom 20.06.2023, Az. 2 StR 39/23, zur unzulässigen Weitergabe persönlicher beA-Zugangsmittel.