Erst Gegner prüfen, dann Akte öffnen: Konfliktchecks in der digitalen Mandatsaufnahme

Ein Interessent öffnet das Kontaktformular der Kanzlei, fügt einen halben Roman in das Freitextfeld ein und lädt Arbeitsvertrag, Abmahnung, ärztliche Unterlagen und den bisherigen Schriftverkehr hoch. Erst danach erkennt das Team: Die Gegenseite wird bereits von der Kanzlei beraten. Was wie ein komfortabler digitaler Erstkontakt aussieht, hat damit gleich mehrere Probleme erzeugt. Die Anfrage muss berufsrechtlich geprüft, vertraulich behandelt, technisch abgeschottet und datenschutzrechtlich sauber beendet werden, obwohl noch gar nicht feststeht, ob ein Mandat zustande kommt.

Die Lösung ist nicht, digitale Mandatsanfragen wieder auf Telefon und Papier zurückzudrehen. Sie besteht darin, die Reihenfolge zu ändern: erst Konfliktdaten, dann Sachverhalt und Dokumente. Dieser Praxisleitfaden zeigt, wie Kanzleien einen digitalen Konfliktcheck organisatorisch und technisch in die Mandatsaufnahme einbauen können. Er ersetzt keine Prüfung des konkreten Einzelfalls, liefert aber eine belastbare Grundlage für den eigenen Intake-Prozess.

Warum der Konfliktcheck an den Anfang gehört

Die Prüfung widerstreitender Interessen ist kein administrativer Schönheitsfehler, den man nach der Aktenanlage korrigiert. § 43a Abs. 4 BRAO untersagt anwaltliche Tätigkeit, wenn ein anderer Mandant in derselben Rechtssache bereits im widerstreitenden Interesse beraten oder vertreten wurde. Das Tätigkeitsverbot kann sich auf weitere Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte derselben Berufsausübung erstrecken.

Wird ein Verstoß erst während der Bearbeitung erkannt, verlangt § 3 Abs. 2 BORA eine klare Reaktion: Die Mandantschaft ist unverzüglich zu informieren, und alle Mandate in derselben Rechtssache sind zu beenden. Aus einem zu spät erkannten Konflikt wird damit schnell ein Haftungs-, Vergütungs- und Vertrauensproblem.

Genau deshalb ist der Konfliktcheck keine Aufgabe, die erst nach dem Erstgespräch oder nach dem Upload der vollständigen Unterlagen beginnen sollte. Er ist das erste fachliche Tor der Mandatsannahme. Die Software kann Treffer liefern und Risiken sichtbar machen. Die rechtliche Bewertung, ob tatsächlich dieselbe Rechtssache und widerstreitende Interessen vorliegen, bleibt jedoch eine anwaltliche Entscheidung.

Was das Berufsrecht tatsächlich verbietet

Für einen belastbaren Prozess müssen drei Fragen getrennt werden:

Liegt dieselbe Rechtssache vor? Ähnliche Rechtsgebiete oder vergleichbare Fälle reichen nicht automatisch aus. Entscheidend ist der konkrete Lebenssachverhalt. Eine Namensgleichheit kann ein Treffer sein, aber noch kein Tätigkeitsverbot.

Sind die Interessen tatsächlich widerstreitend? Auch mehrere Beteiligte auf derselben Seite können später unterschiedliche Ziele entwickeln. Besonders bei Mehrpersonenmandaten, gesellschaftsrechtlichen Auseinandersetzungen, Erbfällen oder familienrechtlichen Konstellationen darf der Check deshalb nicht bei der offensichtlichen Gegenseite enden.

Wer ist innerhalb der Kanzlei betroffen? Die Sozietätserstreckung kann dazu führen, dass nicht nur die vorbefasste Person, sondern weitere Berufsträgerinnen und Berufsträger nicht tätig werden dürfen. Eine Zustimmung der Mandantschaft ist dabei kein universeller Reparaturknopf. Unter den engen Voraussetzungen des § 43a Abs. 4 BRAO kann sie die Erstreckung auf andere Personen der Berufsausübung betreffen. § 3 Abs. 4 BORA verlangt dann unter anderem getrennte Bearbeitung, den Ausschluss wechselseitiger Zugriffe auf Papierakten und elektronische Daten einschließlich beA sowie ein Kommunikationsverbot zwischen den Teams. Diese Vorkehrungen sind zu dokumentieren.

Für kleine Kanzleien ist das praktisch besonders relevant: Wer technisch keine verlässliche Trennung herstellen kann, sollte nicht so tun, als ließe sich der Konflikt mit einem zusätzlichen Ordner oder einer informellen Absprache lösen.

Warum "erzählen Sie uns alles" der falsche erste Schritt ist

Viele Online-Formulare beginnen mit einer großen Freitextfläche: "Schildern Sie uns bitte ausführlich Ihren Fall." Aus Sicht der Nutzerfreundlichkeit wirkt das großzügig. Aus Sicht eines kontrollierten Intake-Prozesses ist es riskant.

Bereits die erste Anfrage kann höchst sensible Informationen enthalten: Gesundheitsdaten, Gewerkschaftszugehörigkeit, Angaben zur sexuellen Orientierung, strafrechtliche Vorwürfe, Daten von Kindern oder Informationen über unbeteiligte Dritte. Art. 5 DSGVO verlangt Zweckbindung und Datenminimierung. Art. 9 stellt besondere Kategorien personenbezogener Daten unter erhöhten Schutz. Die Rechtsgrundlage kann sich je nach Konstellation aus vorvertraglichen Maßnahmen, der Geltendmachung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche und weiteren Erlaubnistatbeständen ergeben. Das ändert aber nichts am Grundsatz: Es sollten nicht mehr Daten erhoben werden, als für den jeweiligen Prozessschritt erforderlich sind.

Für den Konfliktcheck benötigt die Kanzlei in der Regel noch keine vollständige Krankengeschichte, keinen kompletten Chatverlauf und keine 80-seitige Vertragsakte. Sie braucht zunächst identifizierende Angaben zu den Beteiligten und eine knappe Einordnung des Sachverhalts. Wer diese Stufen trennt, reduziert nicht nur Datenschutzrisiken. Das Team prüft auch schneller, weil der relevante Kern nicht zwischen Anlagen und emotional verständlichen, aber für den Konfliktcheck unnötigen Details verschwindet.

Der bessere Ablauf: digitale Mandatsaufnahme in zwei Stufen

Stufe 1: Konfliktdaten erfassen

Das erste Formular sollte so kurz wie möglich und so präzise wie nötig sein. Typische Felder sind:

• Name und Kontaktdaten der anfragenden Person oder Organisation
• Namen der Gegenseite und weiterer zentraler Beteiligter
• verbundene Unternehmen, frühere Namen oder abweichende Schreibweisen, soweit bekannt
• Rolle der Beteiligten, etwa Arbeitgeber, Ehepartnerin, Miterbe oder Vertragspartner
• grobe Einordnung der Angelegenheit und des Rechtsgebiets
• Hinweis auf unmittelbar laufende Fristen
• sehr kurze Sachverhaltsbeschreibung mit dem ausdrücklichen Hinweis, noch keine vertraulichen Details oder Dokumente zu übermitteln

Welche Angaben erforderlich sind, hängt vom Rechtsgebiet ab. Eine arbeitsrechtliche Kanzlei wird andere Konfliktparteien erfassen als eine gesellschaftsrechtliche Boutique. Entscheidend ist, dass das Formular nicht automatisch den vollständigen Mandatsfragebogen vorzieht.

Nach dem Absenden erhält die Anfrage einen Status wie "Konfliktprüfung offen". Dokumentenuploads und ausführliche Sachverhaltsfelder bleiben bis zur Freigabe gesperrt. Das System sucht nach möglichen Treffern in Mandaten, früheren Anfragen, Beteiligtenlisten und gegebenenfalls archivierten Datensätzen. Ein Treffer führt nicht automatisch zur Ablehnung, sondern in eine dokumentierte menschliche Prüfung.

Stufe 2: fachliches Intake nach Freigabe

Erst wenn der Konfliktcheck abgeschlossen ist, wird die ausführliche Aufnahme geöffnet. Nun können Fristen, Ziele, Sachverhalt, Dokumente, besondere Datenkategorien, Kostenthemen und Kommunikationspräferenzen strukturiert abgefragt werden.

Diese Trennung hat einen weiteren Vorteil: Der Status "konfliktfrei" bedeutet noch nicht "Mandat angenommen". Dazwischen können fachliche Eignung, Kapazität, Vergütung, Beratungs- oder Prozesskostenhilfe, Identitätsprüfung und die formale Mandatsbestätigung liegen. Ein gutes System bildet diese Zustände getrennt ab, statt jede Anfrage sofort als Mandat oder Akte zu behandeln.

Was die Software für einen brauchbaren Konfliktcheck können muss

Eine einfache Volltextsuche nach exakt eingegebenen Namen reicht nicht. In der Praxis entstehen Trefferprobleme durch Doppelnamen, Tippfehler, frühere Firmierungen, Konzernstrukturen, verschiedene Rollen und natürliche Personen, die zugleich für mehrere Unternehmen handeln.

Ein belastbarer digitaler Prozess sollte deshalb mindestens Folgendes unterstützen:

Strukturierte Beteiligtenrollen. Namen dürfen nicht nur als Freitext in einer Notiz liegen. Das System muss unterscheiden können, wer Mandant, Gegner, Organ, Zeuge, verbundene Gesellschaft oder sonstige beteiligte Person ist.

Ähnlichkeits- und Variantenhinweise. Abweichende Schreibweisen, frühere Namen und bekannte Unternehmensbeziehungen sollten als mögliche Treffer erscheinen. Die Software darf dabei helfen, aber nicht so tun, als könne ein Algorithmus die rechtliche Identität der Rechtssache entscheiden.

Kanzleiweite Prüfung. Der Check muss die relevanten Daten der gesamten Berufsausübung erfassen, nicht nur den persönlichen Kalender oder das Postfach der zuständigen Anwältin.

Berechtigungen und Sperren. Solange eine Anfrage geprüft wird, sollten nur die dafür erforderlichen Personen Zugriff haben. Bei getrennten Teams müssen Zugriffssperren technisch durchgesetzt und dokumentiert werden können.

Nachvollziehbare Entscheidungen. Wer hat wann gesucht, welche Treffer wurden geprüft, und warum wurde freigegeben oder abgelehnt? Eine kurze, sachliche Dokumentation schützt besser als ein grünes Häkchen ohne Kontext.

Definierter Ablehnungs- und Löschprozess. Nicht angenommene Anfragen dürfen nicht für immer im allgemeinen Posteingang liegen. Es braucht Verantwortlichkeiten, Fristen und Regeln für Löschung oder eingeschränkte Aufbewahrung.

Fünf typische Fehler im Kanzleialltag

1. Der Dokumentenupload ist sofort offen

Damit sammelt die Kanzlei sensible Inhalte, bevor sie weiß, ob sie sich mit der Sache überhaupt näher befassen darf. Besser ist ein technisch gesperrter Upload bis nach dem Konfliktcheck.

2. Es wird nur nach der offensichtlichen Gegenseite gesucht

Bei Konzernen, Familien, Erbengemeinschaften oder mehreren Anspruchsgegnern kann der Konflikt an einer Person hängen, die im ersten Satz der Anfrage gar nicht auftaucht. Das Formular muss Beteiligte und Rollen gezielt abfragen.

3. Frühere Anfragen werden ignoriert

Auch abgelehnte oder nicht weiterverfolgte Kontakte können für die Prüfung und die Verschwiegenheit relevant sein. Das bedeutet nicht, dass jede Anfrage unbegrenzt gespeichert werden darf. Es bedeutet, dass Lösch- und Konfliktprüfkonzept gemeinsam gedacht werden müssen.

4. Ein Treffer wird automatisch als Konflikt behandelt

Das produziert unnötige Ablehnungen. Gleicher Name ist nicht automatisch gleiche Person, und gleiche Person ist nicht automatisch dieselbe Rechtssache. Automatisierung sollte vorsortieren, nicht entscheiden.

5. "Chinese Walls" existieren nur auf dem Papier

§ 3 Abs. 4 BORA verlangt echte organisatorische und technische Trennung. Wenn Team A in der globalen Suche trotzdem die Akte von Team B sieht, ist das keine Zugriffssperre, sondern Theater mit Benutzerrollen.

Was mit abgelehnten Anfragen passieren sollte

Die DSGVO nennt keine pauschale Aufbewahrungsfrist für jede nicht angenommene Mandatsanfrage. Die Kanzlei muss ihren konkreten Zweck bestimmen und prüfen, wie lange die Daten dafür erforderlich bleiben. In Betracht kommen etwa die Dokumentation einer Konfliktentscheidung, die Abwehr späterer Ansprüche oder gesetzliche Pflichten. Sobald der Zweck entfällt, greifen Speicherbegrenzung und Löschpflichten.

Praktisch braucht es deshalb ein schriftliches Löschkonzept mit verschiedenen Kategorien: reine Kontaktanfrage ohne Sachverhalt, abgelehnte Anfrage nach Konfliktprüfung, ausführliche Erstberatung, zustande gekommenes Mandat. Vollständige Dokumentenpakete vorsorglich jahrelang aufzubewahren, weil sie "vielleicht noch einmal nützlich" sein könnten, ist kein tragfähiger Zweck.

Betroffene Personen müssen außerdem nach Art. 13 DSGVO transparent informiert werden, wer ihre Daten verarbeitet, zu welchen Zwecken und Rechtsgrundlagen, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte bestehen. Diese Hinweise gehören gut sichtbar an den Beginn des digitalen Intake-Prozesses, nicht in einen kaum auffindbaren Link im Footer.

Eine kompakte Prüfliste für die eigene Kanzlei

1. Ist der Konfliktcheck als eigener Status vor der fachlichen Mandatsprüfung abgebildet?
2. Werden zunächst nur die für die Kollisionsprüfung erforderlichen Daten erhoben?
3. Bleiben Dokumentenupload und ausführliche Freitexte bis zur Freigabe gesperrt?
4. Erfasst das System alle relevanten Beteiligten, Rollen, Namensvarianten und verbundenen Organisationen?
5. Erfolgt die Prüfung kanzleiweit statt nur im persönlichen Bestand?
6. Werden Treffer von einer qualifizierten Person bewertet und nachvollziehbar dokumentiert?
7. Können Zugriffsbarrieren tatsächlich technisch durchgesetzt werden?
8. Gibt es einen abgestuften Ablehnungs-, Aufbewahrungs- und Löschprozess?

Wer hier mehrfach mit "nein" antwortet, braucht nicht zwingend sofort neue Kanzleisoftware. Der erste Schritt ist ein klarer Soll-Prozess. Erst danach lässt sich beurteilen, ob die vorhandenen Systeme ihn zuverlässig tragen oder nur mit manuellen Behelfslösungen zusammenhalten.

Fazit: Der Intake beginnt nicht mit der Akte

Digitale Mandatsaufnahme ist dann gut, wenn sie der Kanzlei nicht nur mehr Daten liefert, sondern bessere Entscheidungen ermöglicht. Der Konfliktcheck gehört deshalb vor die ausführliche Sachverhaltsschilderung, vor den Dokumentenupload und erst recht vor die Aktenanlage.

Digitale Kanzleiplattformen wie Jurono können dabei unterstützen, Anfragen in getrennte Prozessstufen zu führen, Beteiligte strukturiert zu erfassen und Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Sie ersetzen jedoch weder die anwaltliche Bewertung eines Interessenwiderstreits noch ein kanzleispezifisches Berechtigungs- und Löschkonzept.

Der sinnvollste Test ist erstaunlich simpel: Öffnen Sie heute Ihr eigenes Kontaktformular und tun Sie so, als würden Sie die Gegenseite bereits vertreten. Kann der Interessent trotzdem sofort sämtliche Geheimnisse und Dokumente hochladen? Dann ist Ihr Intake bequem, aber noch nicht kontrolliert.