Abgelehnte Mandatsanfrage: Was Kanzleien löschen – und was sie für Konfliktchecks behalten dürfen

Eine abgelehnte Mandatsanfrage gehört weder automatisch sechs Jahre in die Handakte noch sofort vollständig in den Papierkorb. Entscheidend ist, welcher Zweck nach der Ablehnung noch besteht, welche Daten dafür erforderlich sind und ob überhaupt ein anwaltlicher Auftrag entstanden ist.

Für Kanzleien bedeutet das: Die vollständige Anfrage, ein kleiner Kollisionsprüfungs-Datensatz und technische Protokolle dürfen nicht als ein einziger Datenblock behandelt werden. Ein belastbarer Prozess trennt diese Ebenen, dokumentiert die jeweilige Rechtsgrundlage und setzt einen überprüfbaren Löschzeitpunkt.

Dieser Beitrag ordnet fünf verbreitete Mythen ein und übersetzt sie in ein praktisches Drei-Ebenen-Modell für Intake, Ablehnung und Löschung.

Mythos 1: Jede Mandatsanfrage wird zur sechsjährigen Handakte

§ 50 BRAO verpflichtet Rechtsanwält:innen, Handakten über die Bearbeitung ihrer Aufträge zu führen und grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Die Regel gilt auch für elektronisch geführte Handakten.

Bei einer bloßen Anfrage ist deshalb zuerst zu klären, ob ein Auftrag zustande gekommen ist. Eine eindeutige Absage nach einer reinen Zuständigkeits- oder Kollisionsprüfung ist nicht dasselbe wie ein bereits angenommenes Beratungsmandat. Umgekehrt wird ein Vorgang nicht dadurch zur unverbindlichen Anfrage, dass die Kanzlei ihn im System so bezeichnet: Wurden bereits rechtliche Fragen geprüft, Handlungsempfehlungen erteilt oder eine vergütungspflichtige Erstberatung durchgeführt, kann die rechtliche Einordnung anders ausfallen.

Die praktische Konsequenz lautet nicht „sechs Jahre oder sofort löschen“, sondern: Zuerst den Vorgangstyp bestimmen.

• Reine Kontaktaufnahme ohne Auftrag
• Vorprüfung mit offenem Auftragsstatus
• Abgelehnter Auftrag nach begrenzter Prüfung
• Angenommenes und später beendetes Mandat

Nur wenn diese Status sauber unterscheidbar sind, lässt sich § 50 BRAO passend anwenden. Im Zweifel sollte die Kanzlei den Zeitpunkt und Umfang einer Mandatsannahme rechtlich prüfen und in ihrer Kommunikation eindeutig gestalten.

Mythos 2: Nach der Absage muss die gesamte Anfrage sofort verschwinden

Die DSGVO verlangt Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange identifizierbar gespeichert werden, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Art. 17 DSGVO sieht eine Löschung unter anderem vor, wenn Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr notwendig sind. Gleichzeitig kennt die Vorschrift Ausnahmen, etwa für gesetzliche Pflichten oder soweit Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Eine Absage beendet häufig den Zweck „Prüfung und Anbahnung eines Mandats“. Daraus folgt aber nicht zwingend, dass in derselben Sekunde jede Information aus jedem System gelöscht werden muss. Es kann noch begrenzte Zwecke geben: den Versand und Nachweis der Absage, die Rückgabe eingereichter Originale, die Bearbeitung einer Rückfrage, die Abwehr konkret absehbarer Ansprüche oder einen späteren Konfliktcheck.

Diese Zwecke sind keine Freikarte für eine Vorratsspeicherung. Für jeden Zweck muss die Kanzlei beantworten:

1. Welche konkrete Information wird noch benötigt?
2. Auf welcher Rechtsgrundlage beruht die weitere Verarbeitung?
3. Wer darf darauf zugreifen?
4. Welches Ereignis löst Prüfung, Einschränkung oder Löschung aus?

Eine pauschale Begründung wie „könnte später noch nützlich sein“ genügt diesem Modell nicht. Ebenso problematisch ist ein CRM-Status „abgelehnt“, wenn Nachricht, Anhänge und Gesundheitsdaten unbegrenzt vollständig durchsuchbar bleiben.

Mythos 3: Für spätere Konfliktchecks braucht die Kanzlei die ganze Akte

§ 43a Abs. 4 BRAO verbietet eine Tätigkeit in derselben Rechtssache bei widerstreitenden Interessen. Die Rechtsanwaltskammer München weist darauf hin, dass die erforderliche Interessenkollisionsprüfung eine weitere Speicherung stützen kann. Daraus folgt jedoch weder eine pauschale Dauer noch die Notwendigkeit, jedes übersandte Dokument dauerhaft aufzubewahren.

Für einen späteren Konfliktcheck ist regelmäßig ein Sperrkern hilfreicher als ein vollständiger Sachverhalt. Er kann – abhängig von Kanzleistruktur und Rechtsgebiet – enthalten:

• Namen oder eindeutige Bezeichnungen der Beteiligten,
• Rollen im geprüften Vorgang,
• eine knappe, nicht unnötig detailreiche Bezeichnung der Rechtssache,
• Datum und Ergebnis der Konfliktprüfung,
• verantwortliche prüfende Person.

Ob und wie lange ein solcher Datensatz erforderlich ist, muss die Kanzlei begründen. Besonders sensible Angaben nach Art. 9 DSGVO, ausführliche Sachverhalte, Ausweiskopien oder komplette Anlagen gehören nicht allein deshalb in den Sperrkern, weil sie einmal eingegangen sind.

Das knüpft an den Beitrag Erst Gegner prüfen, dann Akte öffnen an: Gute Konfliktprüfung beginnt mit den erforderlichen Beteiligtenangaben, nicht mit einer möglichst vollständigen digitalen Akte.

Mythos 4: Löschen heißt, im Intake auf „abgelehnt“ zu klicken

Ein Statuswechsel ist zunächst nur eine fachliche Entscheidung. Technisch können dieselben Daten weiterhin im Intake-System, im E-Mail-Postfach, in Downloads, Team-Chats, der Kanzleisoftware, lokalen Arbeitsordnern, Backups und Protokollen liegen.

Deshalb sollte der Löschprozess den Datenfluss abbilden. Der Beitrag Kontaktformular oder digitaler Intake? zeigt, warum eine Anfrage nicht am Formular endet. Für die Löschung gilt dasselbe: Sie muss entlang der Weitergabe geplant werden.

Sinnvoll ist eine Systemlandkarte mit fünf Fragen:

Backups müssen nicht wie Produktivdaten einzeln durchsuchbar und sofort überschrieben werden. Das Sicherungskonzept sollte aber Wiederherstellung, Zugriffsschutz und reguläres Überschreiben so regeln, dass gelöschte Anfragen nicht unkontrolliert in den Alltag zurückkehren. Die konkrete technische Umsetzung hängt vom System ab und gehört in die Toolprüfung.

Mythos 5: Eine einzige Löschfrist reicht für alle abgelehnten Anfragen

Die DSGVO gibt für abgelehnte Mandatsanfragen keine universelle Monats- oder Jahreszahl vor. Art. 13 verlangt vielmehr transparente Informationen über die Speicherdauer oder, falls diese nicht angegeben werden kann, über die Kriterien ihrer Festlegung. Die Speicherbegrenzung aus Art. 5 verlangt eine zweckbezogene Bewertung.

Eine Kanzlei sollte deshalb keine Zahl kopieren, ohne ihren Prozess zu prüfen. Ein Vorgang mit bloßer Bitte um Rückruf, eine wegen Interessenkollision abgelehnte Anfrage, eine bereits inhaltlich geprüfte Notfrist und eine abgerechnete Erstberatung haben unterschiedliche Daten, Risiken und Rechtsgrundlagen.

Besser sind ereignisbasierte Löschregeln:

• Wenn die Ablehnung versandt und keine offene organisatorische Handlung mehr vorhanden ist, endet der operative Intake-Zweck.
• Wenn Unterlagen zurückgegeben oder Rückfragen abgeschlossen sind, kann die vollständige Vorgangsebene zur Löschung fällig werden.
• Wenn ein begründeter Sperrkern für Konfliktprüfungen verbleibt, wird er getrennt geführt und regelmäßig auf Erforderlichkeit geprüft.
• Wenn ein konkreter Rechtsstreit oder Anspruch absehbar ist, wird die dafür erforderliche Dokumentation gesondert bewertet, zugriffsbeschränkt und nicht routinemäßig weitergenutzt.
• Wenn ein Auftrag vorlag, greifen die dafür einschlägigen berufsrechtlichen und sonstigen Aufbewahrungspflichten.

Die Rechtsanwaltskammer München empfiehlt technische Vorkehrungen, ein Löschkonzept und einen Fristenkalender. Wichtig ist dabei die Wiedervorlage: Ein Eintrag ohne Prüftermin ist häufig nur eine unbefristete Speicherung mit freundlicherem Namen.

Das Drei-Ebenen-Modell für abgelehnte Anfragen

Für kleine und mittlere Kanzleien lässt sich die Entscheidung auf drei getrennte Datenebenen reduzieren.

Ebene 1: Die Vorgangsakte

Sie enthält die ursprüngliche Nachricht, Fragebogenantworten, Anlagen, interne Notizen und die Ablehnung. Nach Ende der Mandatsanbahnung wird geprüft, ob und in welchem Umfang dafür noch ein Zweck besteht. Nicht mehr erforderliche Inhalte werden gelöscht; aufzubewahrende Inhalte werden mit Rechtsgrundlage, Zugriff und Prüftermin dokumentiert.

Ebene 2: Der Sperrkern

Er enthält nur die Informationen, die für eine begründete spätere Konfliktprüfung erforderlich sind. Der Sperrkern darf nicht zum Schattenarchiv vollständiger abgelehnter Mandate werden. Zugriff, Suchlogik und Prüfrhythmus sollten enger definiert sein als bei normalen Kontaktdaten.

Ebene 3: Systemspuren

Hierzu gehören Versandnachweise, Audit-Logs, Sicherheitsprotokolle und Backupstände. Sie haben eigene technische oder sicherheitsbezogene Zwecke. Die Kanzlei dokumentiert, welche Inhalte tatsächlich enthalten sind, wer zugreifen kann, wie lange die Spur benötigt wird und was bei einer Wiederherstellung passiert.

Diese Trennung verhindert zwei typische Fehler: die vorschnelle Vernichtung eines erforderlichen Nachweises und die unbegrenzte Speicherung einer vollständigen Anfrage nur wegen eines möglichen späteren Konfliktchecks.

Ein umsetzbarer Workflow in sieben Schritten

1. Eingang begrenzen. Vor einer Konfliktprüfung nur die dafür benötigten Beteiligtenangaben erheben. Ausführliche Sachverhalte und Uploads nachgelagert anfordern. Mehr dazu erläutert der Beitrag Digitale Mandantenaufnahme: weniger Rückfragen.

2. Status eindeutig setzen. „Neu“, „in Prüfung“, „Mandat angenommen“, „abgelehnt“ und „Rückfrage offen“ müssen unterschiedliche Folgen im System auslösen.

3. Ablehnung dokumentieren. Festhalten, wann und auf welchem Weg die Absage versandt wurde. Die Dokumentation sollte knapp bleiben und keine unnötige fachliche Bewertung enthalten.

4. Daten klassifizieren. Vollständige Vorgangsakte, möglicher Sperrkern und Systemspuren getrennt bewerten.

5. Rechtsgrundlage und Auslöser festlegen. Für jede verbleibende Kategorie Zweck, Rechtsgrundlage, Zugriff, Fristkriterium und Löschereignis dokumentieren.

6. Löschung systemübergreifend ausführen. Intake, E-Mail, Akte, Exporte und angebundene Dienste einbeziehen. Eine allgemeine Prüflogik bietet DSGVO in der Kanzlei: praktische Prüfpunkte für neue Tools.

7. Stichprobe kontrollieren. Regelmäßig einige abgelehnte Vorgänge vom Eingang bis zum Backupkonzept nachvollziehen. So wird sichtbar, ob der dokumentierte Prozess tatsächlich funktioniert.

Jurono-Bezug: Der Lebenszyklus beginnt vor der Akte

Jurono betrachtet die strukturierte Mandatsaufnahme als Teil des späteren Arbeitsablaufs. Für Löschregeln ist diese Durchgängigkeit relevant: Schon bei der Erhebung sollte klar sein, welche Daten vor einer Konfliktprüfung benötigt werden, welcher Status eine weitere Verarbeitung auslöst und wie nicht angenommene Anfragen behandelt werden.

Welche Lösch-, Berechtigungs- und Protokollierungsfunktionen im konkreten Jurono-Einsatz verfügbar und für den eigenen Zweck geeignet sind, sollte anhand des aktuellen Funktionsumfangs geprüft werden. Jurono ersetzt weder die rechtliche Festlegung der Speicherfristen noch die Prüfung des Einzelfalls. Eine Demo kann jedoch genutzt werden, um den geplanten Anfrage-Lebenszyklus vom Eingang bis zur Ablehnung anhand realer Kanzleisituationen durchzuspielen.

Fazit: Nicht die Anfrage, sondern jeden Zweck beenden

Nach einer Mandatsablehnung ist weder pauschales Aufbewahren noch pauschales Sofortlöschen überzeugend. Die Kanzlei muss klären, ob ein Auftrag bestand und welche begrenzten Zwecke nach der Absage fortbestehen.

Das Drei-Ebenen-Modell schafft dafür eine praktische Ordnung: vollständige Vorgangsdaten, minimaler Sperrkern und technische Systemspuren werden getrennt bewertet. Wer jedem Datensatz einen Zweck, eine Rechtsgrundlage, einen Zugriff und ein Löschereignis zuordnet, reduziert zugleich Datenschutzrisiken, Schattenarchive und Unsicherheit beim nächsten Konfliktcheck.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen organisatorischen und rechtlichen Einordnung und ist keine individuelle Rechtsberatung. Ob ein Auftrag zustande kam und welche Aufbewahrung im Einzelfall zulässig oder erforderlich ist, muss konkret geprüft werden.

Quellen

1. Europäische Union, EUR-Lex – „Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung)“, 27.04.2016, insbesondere Art. 5, 6, 9, 13, 17, 18 und 25, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:02016R0679-20160504, Abruf: 12.08.2026. Gestützte Aussage: Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung, Rechtsgrundlagen, besondere Datenkategorien, Transparenz, Löschung, Einschränkung und Datenschutz durch Technikgestaltung.
2. Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz – „§ 43a BRAO – Grundpflichten“, aktuelle Gesetzesfassung, https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__43a.html, Abruf: 12.08.2026. Gestützte Aussage: Verschwiegenheit und Tätigkeitsverbot bei widerstreitenden Interessen.
3. Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz – „§ 50 BRAO – Handakten“, aktuelle Gesetzesfassung, https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__50.html, Abruf: 12.08.2026. Gestützte Aussage: Führung und sechsjährige Aufbewahrung von Handakten über die Bearbeitung von Aufträgen; entsprechende Anwendung bei elektronischer Aktenführung.
4. Rechtsanwaltskammer München – „Datenschutz in Anwaltskanzleien“, ohne ausgewiesenes Veröffentlichungsdatum, https://www.rak-muenchen.de/rechtsanwaelte/mitgliederservice/datenschutz-in-anwaltskanzleien/, Abruf: 12.08.2026. Gestützte Aussage: Speicherbegrenzung, möglicher Aufbewahrungszweck der Interessenkollisionsprüfung sowie Empfehlung von technischen Löschvorkehrungen, Löschkonzept und Fristenkalender.
5. Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit – „Rechte betroffener Personen gegenüber Rechtsanwältinnen und -anwälten“, Stand 31.03.2023, https://datenschutz.hessen.de/datenschutz/polizei-und-justiz/rechte-betroffener-personen-gegenueber-rechtsanwaeltinnen-und-anwaelten, Abruf: 12.08.2026. Gestützte Aussage: Verhältnis von Art. 17 DSGVO und § 50 BRAO bei bestehenden Mandatsverhältnissen sowie Besonderheiten bei Personen ohne Mandatsverhältnis.